Renseignement personnel
Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier directement ou indirectement, tel que le nom, l’adresse résidentielle, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, les renseignements financiers, académiques ou médicaux.

Traitement
Toute opération effectuée sur des renseignements personnels, incluant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication, la rectification et la destruction.

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
La personne désignée au sein du Collège CEI pour veiller au respect de la présente politique et de la Loi 25.

Le Collège CEI collecte uniquement les renseignements nécessaires aux fins déterminées, par des moyens justes et légaux. Voici les principales catégories :

Assistant virtuel IMMO
Notre site web met à votre disposition un assistant virtuel (agent conversationnel) nommé IMMO, qui répond aux questions fréquentes sur nos programmes, l’admission et les services du Collège. Son utilisation est facultative. Les échanges que vous avez avec IMMO sont enregistrés afin de vous répondre, d’assurer un suivi par notre équipe lorsque vous le demandez et d’améliorer la qualité des réponses. Nous vous invitons à ne pas y inscrire de renseignements sensibles (numéro d’assurance sociale, renseignements financiers ou médicaux). Si vous préférez ne pas utiliser l’assistant, vous pouvez communiquer avec nous par la page Nous joindre ou par téléphone.

Le Collège CEI détermine les fins de la collecte avant ou au moment de celle-ci. Les renseignements sont utilisés aux fins suivantes :

• Évaluer l’admissibilité des candidats et gérer les inscriptions ;
• Assurer le suivi pédagogique et académique des étudiants ;
• Émettre les attestations d’études et documents officiels ;
• Communiquer avec les étudiants, employés et partenaires ;
• Gérer la facturation, les paiements et l’aide financière ;
• Respecter les obligations légales envers le ministère de l’Enseignement supérieur et l’OACIQ ;
• Améliorer nos services, formations et notre site web ;
• Répondre aux questions posées à notre assistant virtuel IMMO, assurer le suivi des demandes qui y sont formulées et améliorer ses réponses ;
• Assurer la sécurité des locaux et des systèmes informatiques.

Aucun renseignement personnel n’est utilisé à des fins autres que celles indiquées, sauf avec votre consentement ou tel que la loi l’exige ou le permet.

Le Collège CEI obtient le consentement des personnes concernées avant de collecter, utiliser ou communiquer leurs renseignements personnels, sauf dans les cas restreints autorisés par la loi.

• Le consentement peut être exprès (formulaire signé, case à cocher) ou implicite selon le contexte, conformément à la LPRPSP ;
• Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable ;
• Le retrait du consentement peut limiter notre capacité à vous fournir certains services.

Le Collège CEI conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins précisées ou selon les obligations légales applicables. À l’expiration des délais, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés.

Le Collège CEI met en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements détenus, notamment :

• Accès aux renseignements limité au personnel autorisé selon le principe du besoin de savoir ;
• Chiffrement des données sensibles en transit et au repos ;
• Pare-feux, mises à jour de sécurité et surveillance des systèmes ;
• Formation du personnel sur la confidentialité et la protection des données ;
• Protocoles de gestion des incidents de confidentialité.

Le Collège CEI ne communique pas de renseignements personnels à des tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les situations suivantes autorisées par la loi :

• Organismes réglementaires : transmission à l’OACIQ, à l’Autorité des marchés financiers ou au ministère de l’Enseignement supérieur dans le cadre de nos obligations légales ;
• Prestataires de services : fournisseurs agissant pour notre compte (ex. : plateforme Omnivox, hébergement web, plateforme Voiceflow qui héberge et fait fonctionner notre assistant virtuel IMMO) liés par des ententes de confidentialité ;
• Obligations légales : ordonnances judiciaires, lois applicables ;
• Situations d’urgence : protection de la sécurité d’une personne.

Tout prestataire externe ayant accès à des renseignements personnels est tenu de respecter des obligations de confidentialité et de sécurité équivalentes à celles du Collège CEI.

Notre site web est hébergé chez OVH, dans son centre de données de Beauharnois, au Québec. Certains autres prestataires technologiques (outils pédagogiques, analytique, assistant virtuel) peuvent toutefois être situés hors du Québec, notamment aux États-Unis. C’est le cas de la plateforme Voiceflow, qui traite et conserve les conversations tenues avec notre assistant virtuel IMMO sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec. Conformément à l’article 17 de la Loi 25, tout transfert est encadré par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de s’assurer que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate.

En cas d’accès, d’utilisation ou de communication non autorisé de renseignements personnels présentant un risque de préjudice sérieux, le Collège CEI s’engage à :

• Aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) dans les délais prescrits par la Loi 25 ;
• Informer les personnes concernées dès que possible ;
• Consigner l’incident dans le registre des incidents de confidentialité ;
• Prendre les mesures correctives nécessaires pour éviter toute récidive.

En tant que résident(e) du Québec, vous disposez des droits suivants :

📂 Droit d’accès
Savoir si nous détenons des renseignements vous concernant et en obtenir une copie.

✏️ Droit de rectification
Faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.

🗑️ Droit à l’effacement
Demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des obligations légales.

📦 Droit à la portabilité
Recevoir vos renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé.

🚫 Droit de retrait
Retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales.

✋ Droit d’opposition
Vous opposer au traitement de vos renseignements dans les cas prévus par la loi.

Pour exercer l’un de ces droits, soumettez une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 12). Nous traiterons votre demande dans les délais prescrits par la loi.

Le Collège CEI fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour. Si vous constatez une inexactitude, vous pouvez en demander la correction par écrit auprès de notre responsable. Les corrections pertinentes seront transmises aux tiers concernés le cas échéant.

Pour toute question, demande d’accès, rectification, plainte ou exercice de vos droits :

Collège d’Enseignement en Immobilier Inc.
Responsable : Julie Smythe
405, av. Ogilvy, bureau 104, Montréal (Québec) H3N 1M3
Téléphone : (514) 905-1551
Courriel : prp@collegecei.com
Site web : www.college-cei.com

Si votre plainte n’est pas résolue à votre satisfaction, vous pouvez la soumettre à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) :

Site web : www.cai.gouv.qc.ca
Téléphone : 1 888 528-7741 (sans frais)

Le Collège CEI se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment pour refléter l’évolution de ses pratiques, des technologies utilisées ou des exigences légales. La date de dernière mise à jour sera toujours indiquée en tête du document. En cas de modification substantielle, un avis sera publié sur notre site web.

Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement afin de rester informé(e) de la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels. Cette politique est également disponible sur demande en format accessible.

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