Le Collège d'Enseignement en Immobilier inc. (ci-après « le Collège CEI ») accorde une importance fondamentale à la protection de la vie privée de toutes les personnes avec lesquelles il interagit : étudiants, candidats à l'admission, employés, cocontractants et visiteurs de son site web.

La présente politique est rédigée en conformité avec la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP, RLRQ c. P-39.1) et, dans la mesure applicable, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

1. Définitions

Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier directement ou indirectement, tel que le nom, l'adresse résidentielle, la date de naissance, le numéro d'assurance sociale, les renseignements financiers, académiques ou médicaux.

Traitement : toute opération effectuée sur des renseignements personnels, incluant la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication, la rectification et la destruction.

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : la personne désignée au sein du Collège CEI pour veiller au respect de la présente politique et de la Loi 25.

2. Renseignements personnels collectés

Le Collège CEI collecte uniquement les renseignements nécessaires aux fins déterminées, par des moyens justes et légaux. Voici les principales catégories :

3. Finalités de la collecte

Le Collège CEI détermine les fins de la collecte avant ou au moment de celle-ci. Les renseignements sont utilisés aux fins suivantes :

• Évaluer l'admissibilité des candidats et gérer les inscriptions
• Assurer le suivi pédagogique et académique des étudiants
• Émettre les attestations d'études et documents officiels
• Communiquer avec les étudiants, employés et partenaires
• Gérer la facturation, les paiements et l'aide financière
• Respecter les obligations légales envers le Ministère de l'Enseignement supérieur et l'OACIQ
• Améliorer nos services, formations et notre site web
• Assurer la sécurité des locaux et des systèmes informatiques

Aucun renseignement personnel n'est utilisé à des fins autres que celles indiquées, sauf avec votre consentement ou tel que la loi l'exige ou le permet.

4. Consentement

Le Collège CEI obtient le consentement des personnes concernées avant de collecter, utiliser ou communiquer leurs renseignements personnels, sauf dans les cas restreints autorisés par la loi.

• Le consentement peut être exprès (formulaire signé, case à cocher) ou implicite selon le contexte, conformément à la LPRPSP.
• Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable.
• Le retrait du consentement peut limiter notre capacité à vous fournir certains services.

5. Conservation et destruction des renseignements

Le Collège CEI conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins précisées ou selon les obligations légales applicables. À l'expiration des délais, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés.

6. Protection et sécurité des renseignements

Le Collège CEI met en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements détenus, notamment :

• Accès aux renseignements limité au personnel autorisé selon le principe du besoin de savoir
• Chiffrement des données sensibles en transit et au repos
• Pare-feux, mises à jour de sécurité et surveillance des systèmes
• Formation du personnel sur la confidentialité et la protection des données
• Protocoles de gestion des incidents de confidentialité

7. Communication à des tiers

Le Collège CEI ne communique pas de renseignements personnels à des tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les situations suivantes autorisées par la loi :

• Organismes réglementaires : transmission à l'OACIQ, à l'Autorité des marchés financiers ou au Ministère de l'Enseignement supérieur dans le cadre de nos obligations légales
• Prestataires de services : fournisseurs agissant pour notre compte (ex : plateforme Omnivox, hébergement web) liés par des ententes de confidentialité
• Obligations légales : ordonnances judiciaires, lois applicables
• Situations d'urgence : protection de la sécurité d'une personne

8. Transferts de renseignements hors Québec

Certains de nos prestataires technologiques (hébergement, outils pédagogiques, analytique) peuvent être situés hors du Québec, notamment aux États-Unis. Conformément à l'article 17 de la Loi 25, tout transfert est encadré par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de s'assurer que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate.

9. Incident de confidentialité

En cas d'accès, d'utilisation ou de communication non autorisé de renseignements personnels présentant un risque de préjudice sérieux, le Collège CEI s'engage à :

• Aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) dans les délais prescrits par la Loi 25
• Informer les personnes concernées dès que possible
• Consigner l'incident dans le registre des incidents de confidentialité
• Prendre les mesures correctives nécessaires pour éviter toute récidive

10. Vos droits en vertu de la Loi 25

En tant que résident(e) du Québec, vous disposez des droits suivants :

Pour exercer l'un de ces droits, soumettez une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 12). Nous traiterons votre demande dans les délais prescrits par la loi.

11. Exactitude des renseignements

Le Collège CEI fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour. Si vous constatez une inexactitude, vous pouvez en demander la correction par écrit auprès de notre responsable. Les corrections pertinentes seront transmises aux tiers concernés le cas échéant.

12. Coordonnées — Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, demande d'accès, rectification, plainte ou exercice de vos droits :

Si votre plainte n'est pas résolue à votre satisfaction, vous pouvez la soumettre à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) :

• Site web : www.cai.gouv.qc.ca
• Téléphone : 1 888 528-7741 (sans frais)

13. Modifications de la présente politique

Le Collège CEI se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment pour refléter l'évolution de ses pratiques, des technologies utilisées ou des exigences légales. La date de dernière mise à jour sera toujours indiquée en tête du document. En cas de modification substantielle, un avis sera publié sur notre site web.

Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement afin de rester informé(e) de la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels.