Adjointe administrative


Description de l’entreprise:

 

Le Collège CEI est un établissement d’enseignement collégial privé, détenteur d’un permis auprès du ministère de l’Éducation et de l’enseignement supérieur (MEES) proposant des formations pour adultes pour devenir courtier immobilier en résidentiel ou en commercial, courtier hypothécaire, dirigeant d’agence, expert en sinistre, spécialiste en assurance dommage et inspecteur en bâtiments. Sa mission d’enseignement repose sur la qualité des programmes et services, l’excellence de son personnel et de la réussite des étudiant(es) ainsi que le souci de répondre aux besoins de main-d'œuvre qualifiée et performante dans le domaine à la suite d’une formation totalement dédiée au secteur de l’immobilier et conçue pour satisfaire toute la communauté.

Situé à Montréal à proximité de la station de métro PARC (ligne bleue) et de la gare du PARC sur trajet EXO depuis St-Jérôme, l’établissement prend vie et s’organise autour d’une équipe administrative et pédagogique à dimension humaine (+ ou – 20 personnes).

 

Nature du travail: 

 

Sous l’autorité du directeur des services administratifs, l’adjointe administrative joue un rôle clé dans la gestion quotidienne du collège, en combinant des responsabilités administratives, numériques et organisationnelles. Elle contribue à l’élaboration, la mise en application et contrôle des politiques, des normes et des procédures administratives, ainsi que de la réalisation de divers 

travaux visant à assurer le bon fonctionnement des opérations de son secteur. 

En collaboration avec le service des communications, le titulaire de ce poste contribue à la mise à jour et à l’animation du site internet, veillant à ce que les informations concernant les programmes de formation soient constamment actualisées. Elle organise et coordonne également les sessions de formation continue, prenant en charge l’inscription des participants, la mise en ligne des cours et le suivi administratif, incluant la gestion des certifications et des paiements. Ce poste requiert une grande polyvalence et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, tout en maintenant une communication fluide avec les étudiants et les différents services du collège. En outre, l’adjoint administratif assiste son supérieur et la direction du collège dans l’accomplissement de diverses tâches administratives liées aux ressources humaines, matérielles et aux opérations académiques des programmes d’études.

 

Principales tâches et responsabilités:

 

En collaboration avec l’équipe du CEI, il ou elle s'assure d'axer le travail sur les activités ayant une incidence positive sur les résultats opérationnels. Il s’agit de :

  • Répondre aux questions des participants aux formations professionnelles (formation continue) et les accompagner dans leur besoin;
  • Effectuer les opérations et tâches administratives reliées aux formations professionnelles (analyse des dossiers d’inscription, suivi sur la plateforme de gestion pédagogique, création des accès etc.)
  • Organiser et produire les calendriers pour les formations professionnelles en collaboration avec le conseiller sénior en immobilier et la direction de la formation;
  • Préparer les avis de convocation, l’ordre du jour et rédiger les comptes rendus des réunions;
  • Assurer un soutien au service informatique ;
  • Mettre à jour la base de données sur MON PARCOURS et assurer le ratio du nombre d’utilisateurs prévus au contrat;
  • Assurer le suivi des paiements de factures de l’AMF;
  • Inscrire les étudiants à l’AMF et faire le suivi des graduations;
  • Agir à titre de personne-ressource auprès du bureau d’aide financière aux études;
  • Recevoir les demandes d’aide financière aux études et organiser les dossiers à soumettre au Comité d’attribution
  •  Produire différents rapports statistiques et diverses tâches administratifs à la demande de la direction;
  • Produire les calendriers de révision du matériel didactique;
  • Effectuer le suivi des contrats auprès des fournisseurs et des systèmes informatiques du collège : Leadfox, LARA, Parcours, etc;
  • Participer à l'élaboration, à la mise à jour et à l'application de politiques et règlements, de procédures, courriels modèles, bloc-notes et de processus administratifs, etc;
  • Compiler et garder à jour les documents de suivis administratifs : politiques, règlements, procédure, description de tâches, courriels modèles, bloc-notes, etc;
  • Proposer divers outils visant à améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts à la clientèle;
  • Effectuer, à la demande de la direction, des études et des analyses de dossiers, de contrats, d'ententes, de rapports statistiques et d'autres documents; donner des avis et faire des recommandations afin d'apporter des corrections et des mises à jour;
  • Participer à la gestion et à l’organisation des activités administratives et pédagogiques du service;
  • Assurer les mises à jour et modification sur le site internet selon les activités en cours et les besoins du service des communications
  • Soutenir les processus administratifs de la direction dont les démarches de renouvellement de permis dans le système ÉTAPE;
  • Soutenir la mise en place et le suivi des mesures à mettre en place dans le cadre de la Loi 25;
  • Préparer des lettres ou des communications diverses en lien avec les besoins de la direction;
  • Produire des présentations PPT ou toute autre documentation en lien avec le service commercial;
  • Soutenir les processus administratifs et la conformité de la documentation afférente et corporative;
  • Assumer la saine gestion des entrées et sorties des utilisateurs dans les diverses plateformes en collaboration avec les personnes concernées;
  • Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  •  Assurer l’expédition par la poste du matériel didactique ou toute autre correspondance;

Qualifications et profil recherché:

  • Disposition pour la collaboration, le travail d’équipe et la capacité à nouer des relations et à transmettre son expertise;
  • Excellent sens de l’organisation permettant de concilier de nombreux besoins simultanés, d’établir des priorités, de gérer son stress et de bien répartir son temps pour respecter des délais serrés;
  • Grand souci du détail en ce qui concerne la rédaction, la révision, la création d’outils ou de documents institutionnels et soumis au ministère de l’éducation et de l’enseignement supérieur (MEES) ou aux autres instances (OACIQ, AMF, RBQ) auxquelles le collège est assujetti;
  • Professionnalisme, autonomie, et souci de la clientèle et d’obtention de résultats;
  • Discernement jumelé à une bonne capacité d’analyse de dossiers complexes;
  • Souplesse et capacité de vision systémique de la formation d’adultes au sein d’un établissement d’enseignement supérieur en immobilier;
  • Bienveillance auprès de l’étudiant (e) qui se situe au cœur de sa pratique.

Exigences:

  • Un diplôme d'études collégiales en administration ou une formation équivalente;
  • Minimum de 3 ans d’expériences dans des fonctions similaires;
  • Maîtrise de la suite office (Excel, Word, outlook…) et les médias sociaux;
  • Excellentes compétences en communication française orale et écrite; 
  • Capacité à respecter des échéanciers serrés et à gérer plusieurs projets simultanément; 
  • Excellentes aptitudes en rédaction, en vulgarisation d’information;
  • Disposition pour la collaboration, le travail d’équipe et la capacité à établir des relations, à apprendre et à partager son expertise;
  • Excellent sens de l’organisation permettant de concilier de nombreux besoins simultanés, d’établir des priorités, de gérer son stress et de bien répartir son temps pour respecter des délais serrés;
  • Professionnalisme, autonomie, souci de la clientèle et obtention de résultats;
  • Discernement jumelé à une bonne capacité d’analyse de dossiers complexes;
  • Compétence et habiletés en relations humaines;

 

 ***Toute combinaison équivalente de formation et d’expérience pourrait être considérée. 

 

Conditions d'emploi:

  • Poste de soutien à statut permanent temps plein
  • 40 heures/semaine. 
  • Mode hybride offert selon certains paramètres.
  • Du lundi au vendredi durant les heures ouvrables du collège. 
  • Assurance collective
  • 2 semaines de vacances dès l’entrée en fonction
  • 2 semaines en décembre incluant 4 congés fériés après 6 mois de service
  • Salaire avantageux selon expérience et diplôme (échelle en vigueur : 43 605$-56 430$).
  • L’entrée en fonction est immédiate.
  • Stationnement sur place 

 

Comment postuler:

 

Les personnes intéressées par ce poste sont priées de faire parvenir leur dossier de candidature incluant une lettre de motivation à l’adresse suivante :  rh@collegecei.com. Cependant le concours sera fermé dès qu’un candidat sera retenu. 

 

Seul(es) les candidat(es) retenu(es) pour une entrevue seront contactés(es).

 

*Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.